Quan s’ha de fer una convocatòria de mitjans? Quin és l’espai ideal? Quins elements són imprescindibles per tenir èxit i que vinguin els periodistes de referència? Convocar els mitjans és un recurs habitual en tota mena d’organitzacions per donar a conèixer una informació de relleu (o escenificar-la), però també és una eina de dos talls: pot projectar la imatge de l’empresa -a un cost més que raonable- però també pot ser un fracàs absolut i tenir efectes negatius si l’assistència és pobre. És, per tant, primordial tenir clar quins són els aspectes que ens decantaran la balança cap un cantó o un altre, i que aquí resumim en els següents deu punts.

1.- Pensar-s’ho tres o més vegades abans de tirar-la endavant. Els mitjans, tots ho sabem, estan saturats de notícies i es veuen obligats a descartar molts temes per una qüestió de recursos -de disponibilitat de periodistes i d’espai per a les informacions-, que s’ha fet molt més evident amb la crisi. Per convèncer-los d’acudir a la nostra, de convocatòria, hem de sospesar fins a quin punt el tema pot ser noticiable i quins arguments tenim per justificar la convocatòria. Haurem de procurar que arribi als anomenats gatekeepers, és a dir, als caps de secció que decideixen els continguts i sobre les convocatòries que es cobreixen o no.

2.- L’espai, fonamental. Una vegada s’ha decidit tirar endavant la convocatòria, cal escollir el millor escenari possible. I això, per una qüestió de logística i disponibilitat d’espais no sempre és gestiona correctament. Quin és el millor lloc? D’entrada, un que tècnicament estigui preparat (que compti amb un rac perquè ràdios i teles agafin so; i, si cal, un micròfon inalàmbric per les preguntes), que tingui una bona sonoritat i sigui el suficientment ampli per acollir entre la desena o, com a molt, vintena de periodistes que acudiran a la convocatòria. I que aquests puguin estar còmodament asseguts i prendre notes. És essencial que hi hagi una taula -a poder ser alçada damunt d’una tarima o escenari-, i de dimensions suficients per poder encabir tots els portaveus que parlaran. Hi ha altres detalls també importants: el fet de situar davant de cada portaveu un element que l’identifiqui, amb el seu nom i càrrec, i darrera un fons corporatiu, ja sigui un roll up o una imatge projectada en una pantalla. Hi ha molts llocs que reuneixen totes aquestes característiques i on hem treballat: el Palau de la Virreina, a la Rambla de Barcelona; la seu d’Òmnium Cultural, també a la Ciutat Comtal; o bé l’Ajuntament de Tarragona, on les convocatòries tenen lloc en un espai que, com totes les dependències consistorials, respira història pels quatre costats.

3.- Què més necessitem? Un guió. Sí, un guió de l’acte, on consti qui el presentarà i el torn de paraules que seguiran els portaveus. Un document que aclareixi les qüestions de protocol, és a dir, qui seu a cada lloc i qui obre i tanca la convocatòria; aquest és un tema que sovint s’ha de pactar amb els encarregats de protocol sobretot quan entre els portaveus hi ha algun càrrec institucional. Tots els que hagin de parlar, i els responsables de l’organització assistents a la cita, hauran de tenir una còpia del guió per tenir clar el desenvolupament de l’acte i el paper que hi té cadascú.

4.- Coordinació, comunicació. De vegades, això que sembla tan elemental com la comunicació, falla. D’entrada, aquesta ha d’existir entre el responsable de comunicació de l’acte i l’organització convocant perquè la cita tingui tots els ets i uts tant pel que fa al dia, lloc i hora com als portaveus assistents. Però, també, i encara més important hi haurà d’haver coordinació i comunicació per tal que es defineixin els arguments a exposar a la nota de premsa que s’enviarà per correu electrònic i es donarà en paper als mitjans que acudeixin a la cita. En ocasions, succeeix que cal treballar amb una altra empresa de comunicació (ens ha passat a Monmar Comunicació recentment amb la presentació de l’acord entre Abacus i el Gremi de Llibreters que hem dut a terme junt amb Manifesta). L’aposta en aquests casos sempre ha de ser per sumar i complementar-se: si es fa així, hi guanya la difusió de l’acte i, per tant, ambdues parts. En aquest cas es poden compartir tasques com l’enviament i seguiment de la convocatòria, l’atenció als periodistes o bé la confecció del clipping.

5.- El missatge, clau. De fet, això s’hauria de valorar al principi, quan es decideix si es tira endavant la convocatòria. Quin serà el missatge, com es transmetrà i es plasmarà a la nota de premsa, que haurà òbviament de ser validada per l’organització, són aspectes clau de l’acte i als quals, de vegades, no s’atorga prou importància. A l’hora de determinar els continguts de la nota és indispensable tenir en compte els elements de context: si parlem del llibre digital caldrà informar-nos de quins són els agents del mercat, quin percentatge de vendes té aquest format, i, en definitiva, com s’insereix el nostre missatge en aquest marc per donar-li l’enfoc més ‘periodístic’ possible sense perdre de vista els arguments corporatius que ens interessarà remarcar. Amb anterioritat, haurem fet arribar la convocatòria als mitjans, normalment per correu electrònic, on hi constaran clarament: el dia, hora i lloc de la cita així com el nom dels portaveus que parlaran i el motiu de la mateixa. També hi serà el contacte del responsable de comunicació, amb un telèfon i correu electrònic, i el prec de confirmar l’assistència. Els mitjans són poc donats a confirmar l’assistència però sí que n’hi ha que ho fan, la qual cosa ens facilita molt la feina. Aquesta mateixa convocatòria convé publicar-la al web de l’organitzador però també al nostre (aquí teniu un recent exemple) i als diferents canals de comunicació que puguem tenir tant l’un com l’altre. Una opció que no s’ha de descartar és l’enviament de la convocatòria als mitjans a través de correu postal, a nom del cap de secció corresponent pel tema que tracta.

6.- El format és també important. A la convocatòria, vindran ràdios, teles i premsa de paper i digital, o fins i tot alguns blocaires. Per tant, el material que els puguem proporcionar s’haurà d’adaptar, en la mesura que sigui possible, a les seves necessitats: haurem de donar-los la nota de premsa impresa (text) però també podem facilitar a les ràdios declaracions en format d’àudio (en mp3 per exemple); o bé imatges relacionades amb el tema als diaris, siguin de paper o digitals, i als blogs; i, si tenim l’opció, gravar un vídeo amb petites entrevistes perquè diaris digitals o teles el puguin fer servir. Quant més formats informatius siguem capaços de generar -d’una qualitat acceptable, això sí-, més opcions de difusió tindrem. D’igual manera, haurem de fer arribar tot aquest material als mitjans que no hauran acudit a la cita però que ho voldran publicar; una de les millors maneres de fer-ho és publicar-ho a Internet (aquí teniu un exemple d’una nota de premsa sobre el Restaurant El Morter on s’adjunten fotos i declaracions d’àudio).

7.- Trucar o no trucar, aquesta és la qüestió. Aquest és sovint un dels dilemes de les empreses que ens dediquem a la comunicació corporativa: truquem als mitjans per demanar si han rebut la convocatòria? Cada vegada som més partidaris de fer-ho només en aquells casos que saps que la teva trucada serà ben rebuda. De fet, hi ha altres vies menys “invasives” per comprovar si aquell mitjà o periodista ha rebut la convocatòria i perquè et digui si vindran a cobrir-ho o no, per exemple a través de les xarxes socials com Linkedin, Twitter o Facebook (en el cas que sigui possible accedir-hi), o bé simplement enviant un correu electrònic. Val la pena, no obstant, quan el tema s’ho mereix, trucar als teus contactes per fer el seguiment de la convocatòria però també per mantenir-hi viva la relació. Que ens haguem de pensar dues vegades si truquem o no, no vol dir que no n’haguem de fer, de seguiment de la convocatòria, que és absolutament necessari per saber què ens trobarem, i qui, quan comenci l’acte. Hem de ser conscients que els nostres destinataris reben centenars de correus a diari i que, també pot ser, que la nostra convocatòria els hagi passat per alt.

8.- Passar llista. I tant que sí! Cal portar la llista dels mitjans que ens han confirmat que vindran per comprovar que realment han vingut i també per anotar el seu contacte. Sol passar que alguns que havien confirmat acaben per no acudir i també a l’inrevés, que alguns que no havien dit res es presenten. Passar llista als periodistes presents (de manera discreta i amistosa) serà important per dos motius: per tenir aquell periodista a la nostra base de dades i, en segon lloc, per, arribat el moment, poder-li demanar si s’ha publicat o no la notícia, si no ho hem pogut detectar pels nostres mitjans. Ens permetrà també mantenir-hi la relació, que també és molt important.

9.- Amabilitat i diligència, i enviament sense dilació. El responsable de comunicació està al servei de l’organització convocant, però també dels periodistes, per tant, convé que estigui amatent a qualsevol cosa que puguin necessitar durant la convocatòria: ja sigui una dada, una entrevista, un aclariment al final de l’acte o bé la nota de premsa impresa. Aquí s’ha de convertir en el millor relacions públiques i també en la persona més ben informada sobre el tema en qüestió. També és molt important enviar a la base de dades de mitjans la nota de premsa immediatament després de l’acte amb tots els materials que pugui haver generat, com fotos i arxius d’àudio (o de vídeo si és dóna el cas). La rapidesa és vital per tenir una millor difusió de la informació. Els mitjans volen informació fresca i aquest és el motiu que ens ha de portar a servir-los la nota de premsa sense dilació per correu electrònic, tant als que no han acudit a l’acte com als que han vingut. També l’hem d’enviar a tots els que hi estaven implicats o interessats d’una manera o altra (per exemple els membres de l’organització) i aprofitar les nostres “extensions”, tant les del client com les pròpies, a les xarxes socials per augmentar-ne la repercussió.

10.- Sí a la nota de premsa embargada. Passa ocasionalment: que un mitjà et truqui i et digui que li avancis la nota de premsa que has preparat per a la convocatòria i que la tindrà embargada, és a dir, que es compromet a no difondre-la, fins l’hora que pacteu. Són casos que es donen poc i on es millor accedir a facilitar la nota perquè anirà en benefici de la difusió i perquè no suposa atorgar l’exclusiva de la informació a cap mitjà en concret. Ho fan sobretot les teles o les agències de notícies, en el primer cas per poder preparar el tema amb antelació (escollir-ne imatges de recurs o d’arxiu) i en el segon per tenir temps de “precuinar” la informació i enviar-ho amb la major celeritat possible o bé, si no pot acudir a la cita, perquè també vol fer-se ressò del tema.

Us podeu subscriure a Feedburner al nostre web per rebre per correu electrònic les nostres notes de premsa i consells sobre com gestionar un gabinet de premsa i millorar la comunicació corporativa d’una empresa i organització així com les últimes tendències del sector.

Podeu seguir el nostre blog a través de l’RSS.

Per a qualsevol consulta gratuïta sobre com confeccionar una eficient base de dades de mitjans o bé millorar el rendiment del teu gabinet de premsa, envia un correu a: [email protected] o bé planteja-la al nostre Facebook. Et respondrem de seguida.